Khái Niệm Và Vai Trò Của Lập Kế hoạch Kinh Doanh Đối Với Doanh nghiệp

Lập kế hoạch kinh doanh là một khâu quan trọng và không thể thiếu đối với một doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn. Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cũng giống như bản đồ cho bạn đi du lịch một nước nào đó vậy. Nếu như không có một kế hoạch kinh doanh tốt, cho dù bạn có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại đến mức nào thì cũng rất khó thành công, thậm chí còn là thất bại nặng nề.

Kế hoạch kinh doanh là gì? Lập kế hoạch kinh doanh để làm gì? Vai trò của kế hoạch kinh doanh đối với một doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé.

Tham khảo thêm các bài viết khác cùng chủ đề:

+ Bản Kế Hoạch Kinh Doanh Là Gì? Cách Xây Dựng Bản Kế Hoạch KD

+ Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch kinh doanh

1. Bản chất và tác dụng của kế hoạch kinh doanh ở doanh nghiệp

1.1. Các khái niệm, tác dụng của lập kế hoạch kinh doanh đối với doanh nghiệp

Có nhiều cách tiếp cận phát biểu về bản chất của lập kế hoạch kinh doanh. Sau đây là một số cách tiếp cận phát biểu về bản chất của lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

Theo GS.TS Đỗ Văn Phức: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, lựa chọn các cặp sản phẩm - khách hàng và các nguồn lực trong tương lai gần hoặc xa cụ thể (Quản lý doanh nghiệp của GS.TS Đỗ Văn Phức [67, trang]

Theo viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý: Lập kế hoạch là sự sắp đặt, hoạch định trước đối với hành động trong tương lai và để tổ chức hoạt động trong tương lai, nhà quản lý trước hết cần lựa chọn và xác định phương hướng mục tiêu và nội dung hành động

Kế hoạch được coi như là quá trình sắp đặt trước tương lai cho tổ chức. Nhà quản lý khi hoạch định chính sách thì đã phải xác định được tương lai của tổ chức sẽ như thế nào và mục tiêu của tổ chức trong tương lai cũng như nội dung hoạt động. (“nguyên lý quản lý thành công lớn bắt đầu từ đây”)

Theo PGS TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó (Quản trị học [18, trang])

Lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp như thế nào?

Trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những cơ hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch của mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta có thể lên những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hàng loạt công việc nghiên cứu thị trường.

Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì kết quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này cũng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, và như vậy hình thức trình bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó.

1.2. Tác dụng của việc lập kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch kinh doanh có mục đích gì? Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đến hàng hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch. Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách …… Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ, và có tính khả thi.

1.3. Phân loại kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

Có nhiều quan điểm khác nhau về kế hoạch do đó cũng có rất nhiều loại kế hoạch khác nhau tuỳ theo từng cách phân chia mà người ta chia kế hoạch thành những loại sau:

Căn cứ vào bản chất của kế hoạch thì nó bao gồm bốn lĩnh vực sau.

Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh: Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh mô tả các nguyên tắc kinh doanh chung. Các nguyên tắc kinh doanh được biểu hiện rõ nét ở các nhân tố như truyền thống, hình thức pháp lý, tư duy của chủ sở hữu. Trong mọi trường hợp chúng phải được biểu hiện bằng các văn bản và phải được chứng minh theo khả năng. Chỉ có thế thì mới giải thích chúng một cách hợp lý nhất, loại bỏ mâu thuẫn và nhận thức với cách là hướng đích liên tục cũng như với tư cách như là nhân tố “ý muốn” của quản trị gia và người lao động. Tất nhiên các nguyên tắc kinh doanh không phải là cố định. Ngay cả trong hình thức văn bản cũng cho phép kiểm tra chúng trong mọi lúc, duy trì hay làm cho chúng thích hợp với hoàn cảnh thay đổi.

Kế hoạch hoá chiến lược gắn với kế hoạch hoá chiến lược dài hạn về sự kết hợp sản phẩm - thị trường trong vùng kinh doanh chiến lược và từ đó cũng gắn với kế hoạch đề cập đến việc tạo ra và duy trì các khả năng dẫn đến kết quả và cuối cùng là việc xác định kế hoạch chương trình sản xuất có tính chiến lược. Việc phân tích khả năng hiện có dẫn đến kết quả của doanh nghiệp cũng là đối tượng của kế hoạch hoá dài hạn nó được xây dựng trên cơ sở các dự đoán về sức hấp dẫn về thị trường xác định.

Kế hoạch hoá chiến thuật: Nhiệm vụ của kế hoạch hoá chiến thuật là dựa trên cơ sở của kế hoạch hoá chiến lược để phát triển các kế hoạch đó thành các chương trình sản xuất- kinh doanh ngắn và trung hạn và xác định các biện pháp để thực hiện kế hoạch của từng bộ phận chức năng riêng biệt. Phải chú ý đến vấn đề xác định kế hoạch bộ phận cho mọi chức năng khác nhau.

Kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả: Mọi bộ phận của hệ thống kế hoạch hóa đều phải gắn với kế hoạch hoá khả năng thanh toán và kết quả. Các tính toán kết quả, các cân đối kế hoạch và các kế hoạch tài chính liên quan đến toàn doanh nghiệp là các công cụ điển hình của công tác kế hoạch khả năng thanh toán và kết quả. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng.

Căn cứ vào độ dài thời kỳ kế hoạch, hệ thống kế hoạch bao gồm:

Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lược thường gọi là chiến lược) thường có độ dài thời gian từ 5 năm tới 10 năm. Kế hoạch dài hạn nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp sẽ tham gia, đa dạng hàng hoá hoặc cải thiện các lĩnh vực hiện tại; xác định các mục tiêu , chính sách và giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu, phát triển con người….

Kế hoạch trung hạn (thường chỉ là 2 – 3 năm) nhằm phác thảo các chương trình trung hạn để thực hiện hoá các lĩnh vực mục tiêu, chính sách giải pháp được hoạch định trong chiến lược lựa chọn. Kế hoạch hàng năm: kế hoạch hàng năm là sự cụ thể hoá của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và kế hoạch trung hạn, vào kết quả nghiên cứu, điều chỉnh các căn cứ xây dựng kế hoạch cho phù hợp với điều kiện của năm kế hoạch.

Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các hoạt động kế hoạch trong phạm vi doanh nghiệp, các loại kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:

Các kế hoạch mục tiêu: Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách giải pháp về sản phẩm, thị trường quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó cũng xác định các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả của sản xuất kinh doanh gắn với từng phương án được hoạch định.

Các kế hoạch điều kiện hay hỗ trợ (về lao động, tiền lương, vật tư, vốn…) nhằm xác định các mục tiêu giải pháp, phương án huy động, khai thác các tiềm năng và nguồn lực thực hiện có hiệu quả các phương án kế hoạch mục tiêu. Việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch điều kiện là nhằm đảm bảo nâng cao tính khả thi của các phương án và chương trình kế hoạch của doanh nghiệp.

Theo phạm vi hoạt động, kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:

Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp: Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp luôn đề cập đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thiết lập những mục tiêu chung của doanh nghiệp và giá trị của nó đối với môi trường.

Kế hoạch bộ phận: Kế hoạch bộ phận chỉ đề cập đến từng phần quá trình sản xuất kinh doanh. Loại kế hoạch này gắn liền với từng lĩnh vực hoạt động chức năng như: Kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tiền lương….

Về phân cấp kế hoạch, trong một tổ chức có hai loại kế hoạch chính:

Các kế hoạch chiến lược: Được lập để hướng tới các mục tiêu của tổ chức - thực hiện những sứ mệnh ấy là lý do duy nhất đối với sự tồn tại của tổ chức.

Các kế hoạch tác nghiệp: Là kế hoạch trình bày rõ chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra trong kế hoạch chiến lược.

Gồm có: Kế hoạch sử dụng một lần (single – use plans) là những kế hoạch cho những hoạt động không lặp lại. Kế hoạch cố định (standing plans) loại kế hoạch này được quy chuẩn hóa cho việc tiếp cận và giải quyết các tình huống thường xuyên gặp và dự đoán sẽ còn tiếp tục diễn ra.

Căn cứ vào đối tượng kế hoạch hoá, có thể phân biệt kế hoạch xây dựng doanh nghiệp, kế hoạch trương trình và kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch xây dựng doanh nghiệp xác định việc xây dựng tổng thể doanh nghiệp về phương diện tổ chức, tài chính, kỹ thuật và chịu ảnh hưởng rất mạnh của kế hoạch chiến lược.

Kế hoạch chương trình xác định chương trình sản xuất kinh doanh và sản lượng sản xuất cho từng thời kỳ nhất định. Kế hoạch chương trình thường được xác định cho từng thời kỳ trung hạn và ngắn hạn cụ thể

Kế hoạch sản xuất kinh doanh xây dựng trên cơ sở kế hoạch chương trình và có nhiệm vụ xác định chính xác các nhân tố sản xuất thành kế hoạch mua sắm, kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ và kế hoạch tiêu thụ.

Các thủ tục: là những hoạt động cần thiết phải làm, một sự hướng dẫn về hành động thực tiễn một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ: thủ tục thanh toán, thủ tục xuất kho, thủ tục đăng ký kinh doanh…

Các quy tắc: Là những quy định phải tuân theo, quy tắc không cho phép lựa chọn không cho phép là theo ý riêng.

2. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh

Theo GS,TS Đỗ Văn Phức, quy trình lập kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp gồm các giai đoạn như: Phân tích, dự báo các căn cứ, kiểm định độ tin cậy của các căn cứ (tiền đề) để nhận biết (nhận thức) cơ hội kinh doanh - A; Xây dựng một số phương án kế hoạch kinh doanh hàng năm - B; Cân nhắc, lựa chọn phương án kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp - C.

Giai đoạn A: Phân tích, dự báo các căn cứ, kiểm định mức độ tin dùng của các kết quả làm cơ sở cho nhận biết (nhận thức) cơ hội phát triển kinh doanh

"Không có bột không gột nên hồ", phải có các căn cứ (nguyên liệu) là các kết quả dự báo về nhu cầu của thị trường, về các nguồn đáp ứng khác (các đối thủ cạnh tranh) và về năng lực của bản thân doanh nghiệp trong cùng thời gian với kế hoạch mới có thể lập được kế hoạch kinh doanh tin dùng. Tiếp theo cần kiểm định, đảm bảo mức độ tin dùng cao của các kết quả dự báo. Khó khăn trong việc đảm bảo độ chính xác cao của các căn cứ có rất nhiều. Trước hết, dự báo những gì xảy ra trong tương lai không thể hoàn toàn chính xác. Và các căn cứ thường có quan hệ hữu cơ với nhau. Căn cứ này thay đổi thường làm thay đổi các căn cứ khác và ngược lại.

Giai đoạn B: Xác định các phương án kế hoạch kinh doanh

Một phương án kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp có ba phần: phần mục tiêu kinh doanh, phần các cặp sản phẩm – khách hàng cụ thể và phần các nguồn lực huy động, sử dụng. Ba phần độc lập tương đối nhưng quan hệ hữu cơ với nhau. Xác định phần này phải giả định, lường định hai phần còn lại.

Giai đoạn C: Cân nhắc, quyết định lựa chọn phương án kế hoạch kinh doanh

Lựa chọn phương án kế hoạch kinh doanh là so sánh, cân nhắc các phương án đã được xác định về các mặt vốn đầu tư, hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế – xã hội, về mặt môi trường cùng với sự thể hiện ngày một rõ hơn của các điều kiện, tiền đề đi đến chính thức quyết định chọn một phương án kế hoạch kinh doanh tối ưu nhất, sát hợp nhất, khả thi nhất... Trong trường hợp phải so sánh nhiều phương án người ta phải áp dụng vận trù học, các thuật toán và máy tính.

Đôi khi việc phân tích và đánh giá các phương án cho thấy rằng, có hai hoặc nhiều phương án thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương án…