Các bước để ra quyết định quản trị đúng đắn

Tran Ha
Các bước để ra quyết định quản trị đúng đắn
5 (100%) 1 vote

Các bước để ra quyết định quản trị đúng đắn

Để ra quyết định quản trị, nhà quản trị thường sẽ trải qua 7 bước sau:

1. Nhận dạng và xác định vấn đề

Nhìn nhận vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định hiệu quả. Bước đầu tiên thực hiện thiếu chính xác thì các bước tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa. Một bác sĩ muốn  tìm phương án chửa bệnh cho bệnh nhân thì trước hết phải biết bệnh nhân đó bị bệnh gì, nếu không mọi cố gắng của bác sĩ trở nên vô nghĩa.

Các bước để ra quyết định quản trị đúng đắn

Các bước để ra quyết định quản trị đúng đắn

Tham khảo thêm các bài viết sau: Quản trị học là gì

Ví dụ: phương án chửa bệnh tim mạch khác phương án chữa bệnh về dạ dày…

Cũng tương tự như vậy , ở một doanh nghiệp hàng hóa bị tồn động nhiều thì các nhà quản trị cần phải đưa ra quyết định để cải thiện tình hình.

Vấn đề ở chỗ nào?  Nguyên nhân dẫn đến thì có nhiều như chất lượng sản phẩm không còn phù hợp với khách hàng, cũng có thể giá cả không hợp lý hoặc cũng có thể phương thức kinh doanh trở nên lạc hậu … nhưng điều quan trọng ở đây  nhà quản trị phải xác định được nguyên nhân chính thức dẫn đến tình hình liên quan và tìm phương án phù hợp nhất khắc phục nguyên nhân.

Trong tình huống đơn giản , nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định vấn đề. Ngược lại, trong tình huống phức tạp , khó có thể đề ra nhiệm vụ quyết định một cách chính xác. Trong tình huống như vậy thường phải đề ra nhiệm vụ quyết định một cách sơ bộ và tiếp tục thu thập , phân tích thông tin để  làm rõ nhiệm vụ..

Đặc biệt  phải luôn nhớ: cách đặt vấn đề sai sẽ dẫn đến quyết định của một kết quả sai.

2. Xác định mục tiêu

Sau khi người ra quyết định đã xác định được vấn đề cần giải quyết thì có thế đặt ra các mục tiêu cần đạt được.Đặt ra mục tiêu giúp cho nhà quản trị biết được cái mình cần đạt được và làm sao để đạt được .

Ví dụ: Một cửa hàng thời trang đang gặp khó khăn với hình ảnh xấu là thái độ bán hàng không tốt và chất lượng ngày càng giảm vì thế chủ cửa hàng quyết định đưa ra mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng mình.

3. Xây dựng các phương án:

Tại sao phải xây dựng nhiều phương án mà không phải là chỉ một phương án?

Nếu chúng ta chỉ có một phương án, mọi người sẽ chỉ có một lựa chọn: hoặc “có”, hoặc “không”, bởi vì bạn chỉ có duy nhất một câu hỏi: “Chúng ta nên làm điều này không?”. Tuy nhiên, điều này hiếm khi dẫn đến một quyết định hiệu quả .

Vì vậy, chúng ta cần có các phương án khác nhau đại diện cho nhiều khả năng khác nhau. Nhưng làm cách nào để tạo ra các phương án đó?  Nhà quản trị có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của bản thân , cũng có thể dựa vào ý kiến đề xuất của chuyên gia và tập thể.

Nếu số lượng các phương án được đề xuất quá nhiều thì quá trình phân tích và chọn lọc phương án sẽ gặp khó khăn và rất tốn kém. Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn nên giữ lại một số phương án thiết thực.

4.  Đánh giá các phương án

Sau khi xây dựng các phương án, nhà quản trị phải so sánh, đánh giá những điều lợi và bất lợi của từng phương án.

Mục đích của việc đánh giá các phương án là tính toán mức độ mà từng phương án sẽ đáp ứng mục tiêu ban đầu của bạn. Tiêu chuẩn nào để đánh giá ?

– Tiêu chuẩn đánh giá đó chính là dựa vào các biến số sau:

+ Chi phí: Chi phí của phương án này sẽ là bao nhiêu? Phương án này có thể tiết kiệm chi phí trước mắt hoặc lâu dài không? Liệu có chi phí tiềm ẩn nào không? Chi phí có khả năng phát sinh theo thời gian không? Phương án này có nằm trong phạm vi ngân sách không?

+ Lợi ích: Chúng ta sẽ thu được những lợi nhuận và lợi ích gì nếu thực hiện một trong những phương án đã nêu? Phương án đó có giúp tăng chất lượng sản phẩm của chúng ta hay không? Mức độ thỏa mãn của khách hàng có tăng không? Phương án đó có làm nhân viên của chúng ta hoạt động hiệu quả hơn không?

+ Tác động tài chính: Phương án này sẽ đem lại lợi nhuận ròng là bao nhiêu, nếu tính theo hiện giá thuần? Kế hoạch thời gian cho kết quả đó là gì? Liệu chúng ta có phải vay tiền để thực hiện phương án đó không?

+ Các biến số vô hình: Uy tín và danh tiếng của chúng ta có được nâng lên nếu chúng ta thực hiện phương án đã chọn không? Mức độ trung thành của khách hàng hoặc nhân viên với công ty có tăng không?

+ Thời gian: Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện phương án này? Đâu là những nhân tố có khả năng trì hoãn và tác động của sự trì hoãn ấy đối với lịch trình?

+ Tính khả thi: Phương án này có thể đem lại hiệu quả thiết thực không? Có trở ngại nào cần phải vượt qua không? Nếu phương án đó được triển khai, liệu có thể gặp phải sự chống đối nào bên trong hoặc bên ngoài tổ chức không?

+ Nguồn lực: Chúng ta cần có bao nhiêu người để thực hiện từng phương án? Những người này đã có sẵn trong tổ chức hay chúng ta cần tuyển dụng và đào tạo? Những dự án nào khác sẽ bị ảnh hưởng, nếu các cá nhân đó được tập trung cho phương án này?

+ Rủi ro: Nguy cơ rủi ro nào liên quan đến phương án này? Chẳng hạn, nó có thể gây tổn thất cho doanh thu hiện tại hay làm mất lợi thế cạnh tranh không? Các đối thủ cạnh tranh có thể phản ứng như thế nào? Vì rủi ro và sự không chắc chắn về cơ bản là như nhau, nên những thông tin nào sẽ khiến cho những điều không chắc chắn này giảm bớt? Có khó khăn và tốn kém để thu thập được những thông tin giúp giảm thiểu rủi ro không?

+Đạo đức: Phương án này có hợp pháp không? Nó có đại diện cho quyền lợi của khách hàng, nhân viên và cộng đồng nơi chúng ta hoạt động không? Có gì cản trở nếu người khác biết chúng ta đang xem xét phương án này không?

Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định cuối cùng nào, chúng ta đều phải cân nhắc những yếu tố trên. Mức độ quan tâm của những biến số này khác nhau tùy theo quy mô, tính chất hoạt động của từng công ty nhưng có một yếu tố luôn chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh

5 Lựa chọn và ra quyết định

Sau khi đã đánh giá toàn bộ phương án, bước kế tiếp của nhà quản trị là chọn ra phương án có điểm cao nhất theo tiêu chuẩn đã nêu. Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể , của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên.Những ý kiến của họ có ý nghĩa rất lớn giúp người ra quyết định chọn được phương án tối ưu nhất.

Nhưng làm sao để ra được quyết định tối ưu nhất và giải quyết mâu thuẩn giữa các phương án đã được lựa chọn. Sau đây là 3 biện pháp để  tìm ra quyết định tối ưu.

– Thứ nhất: phương pháp bắt bóng:

Đây là một phương pháp xuyên chức năng nhằm đạt được hai mục đích là cải thiện ý tưởng và tạo sự trao đổi giữa các cá nhân tham gia.

Dựa trên nguyên tắc: Trước tiên, ý tưởng được “tung” ra cho một nhóm để xem xét – như kiểu tung một quả bóng vào sân vậy. Ý tưởng có thể là một chiến lược tiếp thị mới, một sản phẩm mới, hay một cách thức có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Bất cứ ai “bắt” được ý tưởng này đều phải tìm hiểu và cải thiện ý tưởng theo cách của mình.

Giả sử ý tưởng được nêu ra là kế hoạch thăm dò thị trường cho dòng sản phẩm thiết bị lưu trữ máy tính cá nhân mới. Người “bắt” được ý tưởng sẽ tìm hiểu và cải thiện nó. Sau đó, người này sẽ “tung” ý tưởng đã cải thiện về lại cho nhóm, ý tưởng tiếp tục được người khác “bắt” và cải thiện thêm.

Như vậy, ý tưởng sẽ vận động trong một chu kỳ cải thiện liên tục cho tới khi tất cả đều công nhận là không thể cải thiện thêm được nữa. Khi mọi người tham gia vào quy trình “bắt bóng” này, ý thức chia sẻ trách nhiệm và tận tâm với ý tưởng dần dần xuất hiện. Cảm giác đó sẽ giúp ích cho việc đưa ra quyết định sau cùng.

– Thứ hai là quan điểm đối lập:

Quan điểm đối lập cũng là một nguyên tắc cải thiện, nhưng cần đến hai nhóm. Sau đây là cách sử dụng phương pháp này.

1, Chia nhóm ra quyết định của bạn thành hai nhóm nhỏ A và B với số thành viên ngang nhau. Mỗi nhóm sẽ đại diện cho một ý kiến chống đối.

2, Nhóm A đề xuất quyết định. Đề xuất này được trình bày chi tiết bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3, Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp.

4, Nhóm B xác định một hoặc nhiều phương hướng hành động thay thế, ghi chép lại các giả định chính của mình và thu thập dữ liệu hỗ trợ.

5, Nhóm B trình bày ý kiến của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai.

6,Trong cuộc họp thứ ba, cả hai nhóm sẽ tranh luận về hai đề xuất và tìm kiếm các giả định chung. Hãy kiểm soát cuộc họp để hai nhóm tiếp tục tranh luận các phương án khác nhau dựa trên những giả định chung. Mục tiêu cuối cùng là cả hai nhóm cùng nhất trí về một đề xuất

Ví dụ: Phòng tài chính của Công ty Gizmo đã có một cuộc tranh luận sôi nổi về việc nên sử dụng dịch vụ của hãng nào để kiểm toán sổ sách của công ty. Một nhóm ủng hộ phương án thuê một hãng nổi danh khắp toàn quốc, trong khi nhóm kia đề xuất một hãng nhỏ hơn nhưng rất có uy tín ngay tại địa phương.

Cả hai nhóm không thể đi đến quyết định. Giám đốc tài chính, do không muốn áp đặt quan điểm của mình cho cấp dưới, đã gợi ý: “Chúng ta cần một quyết định mà hầu hết mọi người đều đồng tình. Chính vì thế chúng ta mới có mặt ở đây để bàn luận”.

– Thứ ba là phương pháp kiểm soát trí tuệ:

Tương tự như biện pháp quan điểm đối lập, biện pháp kiểm soát trí tuệ bắt đầu bằng cách chia nhóm quyết định thành hai nhóm nhỏ. Nhưng thay vì yêu cầu từng nhóm nêu lên một đề xuất đối lập, bạn hãy yêu cầu một nhóm phê bình và tìm cách cải thiện phương pháp của nhóm kia.

Cách sử dụng phương pháp này:

1, Chia nhóm của bạn thành hai nhóm nhỏ có số thành viên cân bằng. .

2, Nhóm A đưa ra một đề xuất bằng văn bản, trong đó bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3, Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp. .

4, Nhóm B soạn thảo một văn bản phê bình chi tiết về các giả định và đề nghị của nhóm A.

5, Nhóm B trình bày lời phê bình của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai                                                  

6,  Nhóm A điều chỉnh lại đề xuất dựa trên ý kiến phản hồi của nhóm B.

7, Những cuộc họp sau đó được tổ chức để hai nhóm tiếp tục phê bình và điều chỉnh đề xuất cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.

6 Thực hiện quyết định

Chọn được giải pháp thích hợp chưa đảm bảo cho thành công mà còn đòi hỏi phải tổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đã được chọn,nếu muốn thành công ở giai đoạn quan trọng này thì cần phải triển khai theo qui trình sau:

Ra văn bản quyết định lập kế hoạch thực hiện quyết địnhtuyên truyền và giải thích quyết định thực hiện quyết định.

– Ra văn bản quyết định : thường được thể hiện dưới dạng văn bản . Hình thức và thể thức văn bản phải tuân theo đúng quy định của pháp luật.

– Lập kế hoạch thực hiện quyết định:Kế hoạch phải xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết địnhvà phải theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện quyết định

– Tuyên truyền và giải thích quyết định:Bắt đầu thục hiện kế hoạch thực hiện quyết định bằng việc tuyên truyền cho những người thực hiện về nội dung , ý nghĩa , tầm quan trọng của quyết định.

– Thực hiện kế hoạch theo quyết định:Quyết định được triển khai trên thực tế, các nguồn lực được huy động , các công việc được triển khai.

7 Đánh giá và kiểm tra kết quả:

Kiểm tra việc thực hiên quyết định Điều chỉnh quyết định tổng kết thực hiện quyết định.

– Kiểm tra việc thực hiện quyết định:

+ Kiểm tra tới tác động hành vi con người, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện hoạt động nằm trong kế hoạch đã vạch ra.

+Tiến hành kiểm tra thúc đẩy sự thực hiện kịp thời.

– Điều chỉnh quyết định:Có nhiều nguyên nhân dẫn đến phải điều chỉnh quyết định trong quá trình thực hiện chúng- các nguyên nhân đó là:

+ Có những thay đổi đột ngột do nguyên nhân bên ngoài gây ra

+ Có sai lầm nghiêm trọng bản thân quyết định, và một số nguyên nhân khác

Không nên do dự trong việc điều chỉnh quyết định khi xuất hiện tình huống làm cho quyết định trước đây hết hiệu lực.

Đối với quyết định được đề ra trong điều kiện bất định như thông tin không đầy đủ, cần dự kiến trước những sửa đổi trong quá trình thực hiện chúng .

– Tổng kết thực hiện quyết định: Tất cả các quyết định có được thực hiện  đầy đủ và đúng hạn hay không đều cần tổng kết các kết quả thực hiện quyết định.Trong quá trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất cả giai đoạn công tác, phân tích rõ những thành công cũng như những sai lầm.

Qua việc tổng kết thực hiện các quyết định, kinh nghiệm sẽ được tích lũy làm cơ sở cho những quyết định tương lai.

Các bước để ra quyết định quản trị trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, bước đầu là tiền đề của bước 2, bước 2 bổ sung cho bước 1 và các bước còn lại.

Tham khảo các dịch vụ của chúng tôi:

Viết essay

Dịch vụ viết assignment thuê

+ Làm luận văn thạc sĩ thuê