Quản trị học là gì? Top 7 kỹ năng quan trọng cho nhà quản trị đa tài

Quản trị học là gì? Quản trị là gì? Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung. Cùng tìm hiểu thế nào là nhà quản trị giỏi ở bài viết sau đây:

1. Định nghĩa quản trị học

• Quản trị học là gì? Quản trị học là một ngành khoa học cung cấp kiến thức về quản trị tổ chức. Trong đó bao gồm nghiên cứu về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp và kỹ thuật quản trị.
• Trên cơ sở những kiến thức nền tảng ấy, nhà quản trị sẽ vận dụng để đưa các hướng giải quyết cho nhiều vấn đề quản trị trong tổ chức.
• Nếu chúng ta xem xét từ khía cạnh kỹ năng, quản trị học có thể được xem là nghệ thuật quản trị. Nghệ thuật quản trị được hiểu là các kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết để đạt mục tiêu ban đầu và mang lại hiệu quả cao.
• Ngành quản trị học cũng mang tính khoa học, áp dụng các tri thức đã có sẵn qua nhiều thời kỳ, kế thừa và hưởng kết quả nghiên cứu từ nhiều ngành khác như tâm lý học, tâm lý học, xã hội học.
• Mục tiêu của quản trị học là gì?
• Trang bị cho người học các kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để có thể quản lý, lãnh đạo tổ chức, một doanh nghiệp.
• Trả lời được câu hỏi Quản trị học là gì? và biết làm thế nào để quản trị có hiệu quả.

2. Nhà quản trị là ai?

2.1. Bản chất của nhà quản trị

• Nhà quản trị còn có tên gọi khác là quản trị viên, là người làm việc trong một tổ chức, doanh nghiệp và họ có nhiệm vụ quản trị trong phạm vi được phân công, phụ trách.
• Nhà quản trị là người đứng đầu, có vai trò điều khiển công việc của người khác, đồng thời họ cũng chịu trách nhiệm từ những hoạt động của người đó, người mà mình quản lý.
• Không chỉ dừng lại ở việc giao việc và chịu trách nhiệm cho công việc, nhà quản trị còn đảm nhiệm nhiều vấn đề khác như: xây dựng kế hoạch, tiến hành lãnh đạo, kiểm tra công việc, xem xét vấn đề tài chính, tổng hợp thông tin, dữ liệu…

2.2. Tầm quan trọng của nhà quản trị

• Như các bạn đã biết, nhà quản trị là người trực tiếp quyết định đến sự thành công hay thất bại một doanh nghiệp. 
• Trong tổ chức, nhà quản trị có vai trò áp dụng kiến thức về quản trị học là gì và những vấn đề chuyên môn của mình để giải quyết mọi việc được giao:
• Khi lập kế hoạch: Giúp xác lập mục tiêu, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động.
• Trong tổ chức: Quyết định các vấn để cần phải làm, ai làm và làm như thế nào.
• Trong lãnh đạo: Giúp định hướng, động viên tất cả các bên tham quan và giải quyết các mâu thuẫn.
• Kiểm tra: Theo dõi các hoạt động nhằm đảm bảo rằng chúng sẽ được hoàn thành đúng theo kế hoạch đã đề ra.

• Tất cả những vai trò trên đều hướng đến mục tiêu chung là hoàn thành mục đích ban đầu đề ra của tổ chức.

2.3. Những thách thức đối với nhà quản trị

• Thách thức về thời gian và áp lực công việc
  • Các nhà quản lý không chỉ dừng lại ở hoạt động giao việc cho cấp dưới của mình, họ còn phải chịu trách nhiệm về việc quản lý thời gian và thứ tự ưu tiên của từng công việc nhằm đảm bảo mọi thứ được hoàn thành theo đúng dự định ban đầu. Do đó, nhà quản trị cần biết sắp xếp thời gian hợp lý và đưa ra hạn định cụ thể cho từng công việc của các thành viên trong nhóm.
  • Vì chúng ta đã từng đề cập rằng Nhà quản có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp hay tổ chức nên điều này cũng đồng nghĩa với việc áp lực công việc và trách nghiệm của những người này vô cùng cao. Vì vậy, họ cần phải nắm rõ những những kiến thức về quản trị học là gì và các yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp.
• Thách thức về quản lý mối quan hệ với nhân viên
  • Một thách thức khác mà các nhà quản trị có thể đối mặt chính là việc quản lý mối quan hệ với nhân viên.
  • Bởi mỗi thành viên đều có một tính cách khác nhau, chính vì thế, đôi khi nhà quản trị sẽ khó tránh được những hiểu lầm khi giao tiếp.
  • Người quản trị cần phải biết nắm bắt tâm lý, thấu hiểu lòng người để hạn chế những mâu thuẫn không đáng có.
  • Điều này cũng cho thấy được tầm quan trọng của việc kế thừa nghiên cứu của tâm lý học trong quản trị học là gì.
• Thách thức về tìm kiếm và giữ chân nhân tài
  • Nhà quản trị nào cũng muốn có nhân tài phụ giúp cho mọi công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nhưng nhìn chung, tình trạng “nhảy việc” của nhân viên là vấn đề diễn ra hàng ngày và hàng giờ. 
  • Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của nhóm, tổ chức và doanh nghiệp. Và người quản trị cần thời gian để xây dựng Cơ sở lý thuyết về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, tuyển dụng và đào tạo lại từ đầu.
• Thách thức về đối phó với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục
  • Thời đại công nghiệp 4.0 đã mở ra nhiều sự thay đổi trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong cách quản lý xưởng sản xuất và lao động chân tay ngày càng ít hơn và thay vào đó là máy móc hoạt động thay người…
  • Do đó, nhà quản trị cần có tư duy kiến thức về quản trị học là gì, lập kế hoạch và chiến lược đón đầu xu thế để đưa hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức đi lên.

3. Cấp bậc nhà quản trị là gì

3.1  Nhà quản trị viên cao cấp 

Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức.

• Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức.
• Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc...

3.2  Nhà quản trị viên cấp trung gian

Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở.

• Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
• Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc...

3.3  Nhà quản trị viên cấp cơ sở

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.

• Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đièu khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
• Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca...

4. Kỹ năng cần có của một nhà quản trị giỏi

4.1. Tổ chức

• Quản trị một tổ chức doanh nghiệp là việc không hề dễ dàng, nhà quản trị cần phải có tầm nhìn, chiến lược lâu dài phù hợp xu thế mới. Từ đó đưa ra những mục tiêu, xây dựng kế hoạch phát triển và quản lý rủi ro ở mức thấp nhất cho doanh nghiệp.
• Song song với quá trình hoạch định các công việc, những người làm quản trị cần biết thiết lập hệ thống cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự hợp lý, chọn đúng người đúng việc để không lãng phí tài nguyên nhân lực.

4.2. Giao tiếp

• Giao tiếp chính là chìa khóa để mọi người trao đổi thông tin với nhau. Nhà quản trị cần nắm vững được các kỹ năng giao tiếp, động viên mọi người. Từ đó kích thích được ý chí phấn đấu, làm việc của nhân viên.
• Ngoài ra, chỉ khi làm chủ giao tiếp thì người quản trị mới có thể xoa dịu cấp dưới, giữ nhân tài, ổn định sự phát triển của tổ chức.
• Thông qua giao tiếp, người quản trị sẽ căn cứ vào tình hình thực tế, nắm bắt tâm lý đối phương, biểu đạt ý đồ bằng phương thức thỏa đáng thì mới có thể đạt được mục tiêu ban đầu đề ra.

4.3. Giải quyết vấn đề

• Kiến thức chuyên môn
  • Người quản trị cần am hiểu kiến thức về quản trị học là gì, các kỹ năng mang tính học thuật, chuyên ngành của từng lĩnh vực, ngành nghề của doanh nghiệp.
  • Kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần phải có quá trình rèn luyện, trau dồi, tích lũy thông qua trường lớp và môi trường thực tế công việc.
• Đưa quyết định
  • Nhà quản trị cần có tầm nhìn, nắm bắt cơ hội, biết cách tạo ra động lực cho nhân viên phát triển kỹ năng và khả năng của họ.
  • Các quyết định đưa ra của nhà quản trị cần phải đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân.
• Biết nắm bắt, tận dụng cơ hội
  • Giống như câu nói “Người thông minh bàn mưu tính kế thuận theo thời thế, kẻ ngu ngốc hành động ngược với lẽ thông thường”, một nhà quản trị giỏi là người không ngại những thay đổi thách thức, họ xem những sự thay đổi là một cơ hội để phát triển.
  • Họ luôn nhận biết cơ hội chính xác, dứt khoát nắm bắt và quyết tâm làm tốt mục tiêu công việc của mình.

4.4. Khả năng lãnh đạo

• Kỹ năng lãnh đạo
  • Không giống như các chức vụ thấp hơn, những người làm quản trị phải có khả năng đánh giá vấn đề bao quát, sắp xếp, tổ chức công việc một cách trật tự có tổ chức.
  • Thêm vào đó, họ biết cách dẫn dắt đội ngũ nhân viên, truyền cảm hứng và thúc đẩy nhóm của họ đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Để làm được điều này đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng thiết lập một tầm nhìn rõ ràng, giao nhiệm vụ, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ.
• Có trách nhiệm và chịu trách nhiệm
  • Nhà quản trị cần có tinh thần trách nhiệm trong mọi quyết định của mình, đảm bảo cho sự phát triển của nhân viên và sự thành công của doanh nghiệp.
  • Người làm quản trị cần phải đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo lợi ích cho nhân viên và khách hàng và đưa ra các quyết định mang tính bền vững.

4.5. Khả năng thích ứng

• Môi trường làm việc của người quản trị hết sức phức tạp và có nhiều khó khăn. Cách tốt nhất để đối mặt với chúng là cố gắng “thích ứng”.
• Người quản trị giỏi là người có thể thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi và luôn linh hoạt khi đối mặt với những điều không chắc chắn.
• Họ có thể thích ứng với những điều không hoàn mỹ, với những cái mình chưa quen, việc đã thành hiện thực, điều đã xảy ra, ưu nhược điểm của bản thân và nhân viên cấp dưới, khiêu khích của đối thủ…
• Để có khả năng thích ứng đòi hỏi những nhà quản trị cần có kiến thức quản trị học là gì, kiến thức chuyên môn, tinh thần phát triển bản thân để sẵn sàng thay đổi theo công việc và xu hướng thời đại.

4.6. Cẩn trọng và sáng suốt

• Quản trị viên cần phải xem xét cẩn thận các thông tin, tài liệu và quy trình nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Từ đó, đưa ra quyết định phù hợp và hạn chế tối đa các lỗ hổng trong hoạch định.
• Bên cạnh đó, nhà quản trị giỏi cần đưa ra quyết định đúng đắn nhất trong các tình huống khó khăn. Họ phải dựa trên các dữ liệu, thông tin có sẵn từ đó lựa chọn hướng đi đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

4.7. Đồng cảm

• Trên con đường đi đến thành công của nhà quản trị, song song với kiến thức về chuyên môn quản trị học là gì, họ cần phải biết thấu hiểu mọi điều và biết cách thu phục lòng người. Đặc biệt là với những người làm việc chung với mình.
• Họ cần tôn trọng các ý kiến của những người xung quanh, tiếp nhận và xem xét kỹ lưỡng các ý kiến của cấp dưới.
• Không dừng lại ở đó, nhà quản trị cần biết lắng nghe các thông tin từ nhân viên giúp tạo động lực cho nhân viên và tiếp nhận thêm các thông cần thiết cho hoạt động quản lý.
• Nhà quản trị không chỉ làm việc với một nhân viên duy nhất mà là cả một tập thể. Vì thế, để công việc được diễn ra suôn sẻ, nhà quản trị cần biết cách gắn kết mọi người lại với nhau tạo thành một nhóm người đoàn kết vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Những phản hồi bằng sự đồng cảm và thấu hiểu thường mang đến những tác động tích cực đối với nhân viên. Đặc biệt khi họ đang phải trải qua giai đoạn khó khăn trong công việc hay học đã hoàn thành công việc được giao đến mức “sức cùng lực kiệt”.

>>> Xem thêm: Quy trình ra quyết định quản trị

5. Vai trò nhà quản trị

5.1. Vai trò quan hệ với con người:

• Mọi hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp luôn gắn liền với con người. Do đó, nhà quản trị phải thể hiện tốt vai trò của mình trong mối quan hệ với con người. Cụ thể như sau:
• Vai trò đại diện: Họ phải đại diện cho tổ chức, cho những người dưới quyền của mình.
• Vai trò lãnh đạo: Nhà quản trị là người tiên phong, chỉ đạo, hướng dẫn và đôn đúc công việc của cấp dưới. Thêm vào đó, họ cũng có trách nhiệm về tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn và truyền cảm hứng, khích lệ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Vai trò liên kết: Thúc đẩy mối quan hệ hòa thuận giữa các thành viên trong tổ chức với nhau để hoàn thành tốt công việc được giao. Có thể nói, nhà quản trị được xem là một trọng tài, người nắm giữ cán cân công lý giúp hòa giải mâu thuẫn, xây dựng tình đoàn kết trong tập thể nhân viên.

5.2. Vai trò thông tin

• Thông tin được xem là tài sản quý giá của doanh nghiệp, giúp các quyết định được đưa ra chính xác và đi đúng hướng. Vì thế, quản lý thông tin cũng là một vai trò rất quan trọng của các nhà quản trị.
• Những nhà quản trị có thể thực hiện việc này thông qua sách, báo, văn bản, hoạt động giao tiếp và tiếp xúc với mọi người…
  • Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị cần phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chức nhằm tìm ra các cơ hội, phát hiện các mối đe dọa trong tương lai cho tổ chức. 
  • Vai trò phổ biến thông tin: Những người làm quản trị cần biết truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bộ phận, thành viên có liên quan trong tổ chức, những người cùng cấp hoặc cấp trên…
  • Vai trò cung cấp thông tin: Nhà quản trị sẽ thay mặt cho tổ chức của mình cung cấp thông tin ra bên ngoài nhằm mục đích có lợi cho doanh nghiệp như: tranh thủ sự đồng tình, giải thích, bảo vệ, ủng hộ…

5.3. Vai trò quyết định

• Đây chính là vai trò quan trọng thể hiện uy quyền của một nhà quản trị. 
• Vai trò doanh nhân: Nhà quản trị sẽ tìm mọi cách để cải tiến tổ chức, giúp cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệu quả hơn. Chẳng hạn như áp dụng kỹ thuật mới nào đó…
• Vai trò giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị sẽ giúp giải quyết kịp thời các vấn đề có thể xảy ra trong tổ chức như đình công, mâu thuẫn nội bộ, mất đoàn kết giữa các thành viên… Từ đó, giữ cho tổ chức luôn hoạt động ổn định.
• Vai trò phân phối các tài nguyên: Nhà quản trị cần phải phân phối tài nguyên như tiền, thời gian, quyền hành, nguyên vật liệu… một cách hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộ phận trong tổ chức hoạt động hiệu quả, ổn định.
• Vai trò đàm phán: Nhà quản trị sẽ là người thay mặt cho tổ chức, cá nhân đàm phán, thương thuyết với các cá nhân và tổ chức bên ngoài.

Từ những nội dung trên, bạn có thể thấy được tầm quan trọng của quản trị học là gì? Vai trò to lớn của nhà quản trị trong tổ chức. Nếu không có những người làm quản trị thì hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức sẽ không thể nào diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được nhu cầu phát triển của thời đại mới.

Tham khảo thêm bài viết:

+ Tuyển Chọn 150 Đề Tài Luận Văn Thạc Sĩ Quản Trị Kinh Doanh (Kèm Mẫu)

+ Cơ sở lý thuyết về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Để trở thành nhà quản trị thành công, bên cạnh kiến thức chuyên môn về quản trị học là gì? Những kỹ năng cần có của một nhà quản trị… thì bạn cần phải trải mình trong môi trường thực tế để trau dồi thêm kỹ năng cần thiết.