Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho là toàn bộ giá trị hàng hóa, thành phẩm nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

1. Khái niệm, phạm vi hàng tồn kho

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là toàn bộ giá trị hàng hóa, thành phẩm nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho không bao gồm những hàng hóa nhận bán hộ, giữ hộ, nhận bán đại lý, ký gửi, ký cược, ký quỹ.

Trong các doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán hàng tồn kho là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán của DN.

1.2. Phạm vi hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm những hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường.

Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang.

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

2. Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

- Theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính số hiện có và tình hình biến động của hàng tồn kho cả về mặt giá trị và hiện vật, tính đúng tính trị giá hàng tồn kho để làm cơ sở xác định chính xác trị giá tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kiểm tra tình hình chấp hành các thủ tục nhập xuất vật tư, hàng hóa, thực hiện kiểm kê đánh giá lại vật tư, hàng hóa, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của cơ chế tài chính.

- Cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình hàng hóa tồn kho nhằm phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp.

3. Xác định giá trị hàng tồn kho

3.1. Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho

* Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc, trường hợp giá trị thuần được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Chi phí có liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.

Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:

- Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo;

- Chi phí bán hàng;

- Chi phí quản lý doanh nghiệp.

* Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến các báo cáo tài chính. Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa mang tính so sánh.

* Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán hàng tồn kho trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập dự phòng nhưng không được quá lớn.

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.

- Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải cạnh tranh để tồn tại và đứng vững trước những rủi ro trong kinh doanh. Do vậy để tăng năng lực của doanh nghiệp trong việc đối phó với rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng.

Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên.Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.

Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng kế toán, giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng :

Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản – Khoản dự phòng

* Nguyên tắc phù hợp: Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán và chi phí trong kỳ phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Giá vốn của sản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán. Khi nguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực lợi nhuận của doanh nghiệp. Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho này được hạch toán vào tài sản cố định.

3.2. Xác định giá trị nhập kho

Giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá thực tế (nguyên tắc giá phí). Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế nhập kho được xác định như sau:

* Đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài:

Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí phát sinh + Thuế không được hoàn lại - Các khoản giảm trừ

Trong đó:

Giá trị ghi trên hóa đơn:

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT.

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT.

Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình mua: Chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho bến bãi trong quá trình mua vật tư, hàng hóa, chi phí hao hụt tự nhiên trong định mức của vật tư, hàng hóa.

* Đối với vật tư, hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến:

Giá thực tế nhập kho =  Giá trị vật tư,hàng hóa xuất chế biến +  Chi phí chế biến + Chi phí khác có liên quan

Chi phí khác có liên quan là chi phí vận chuyển, bốc dỡ tới nơi chế biến, từ nơi chế biến về doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu khoản chi phí này.

* Đối với vật tư, hàng hóa, do Nhà nước cấp, cấp trên cấp:

Giá thực tế   = Giá trị bàn giao +  Chi phí vận chuyển bốc dỡ ( nếu có)

* Đối với vật tư, hàng hóa, nhận góp cổ phần, liên doanh:

Giá thực tế của vật tư, hàng hóa, nhập kho =  Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có)

* Đối với vật tư, hàng hóa nhận biếu tặng hoặc tài trợ:

Giá thực tế của vật tư, hàng hóa nhập kho = Giá hợp lí của thời điểm ghi nhận + Các khoản chi phí có liên quan

3.3. Xác định giá trị xuất kho

Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá mỗi lần xuất kho. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tề xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại:

- Phương pháp tính giá thực tế đích danh

- Phương pháp giá bình quân gia quyền

- Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)

- Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)

Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá đều có những ưu nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của  mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp.

Công thức chung:

Giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho + Đơn giá thực tế vật tư, hàng hóa

3.3.1. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này, khi xuất lô hàng nào thì lấy giá nhập thực tế của lô hàng đó.

- Thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá

- Đây là phương pháp cho kết quả chính xác nhất so với các phương pháp

khác.

- Chi phí thực tế phù hợp doanh thu thực tế, giá trị hàng tồn kho được đánh giá đúng theo trị thực tế của nó.

- Giá trị hàng tồn kho không sát với giá thị trường.

Điều kiện áp dụng:

- Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng, ít chủng loại vật tư, hàng hóa, có thể phân biệt, chia tách thành nhiều thứ riêng rẽ, có mặt hàng ổn định và nhận diện được, đơn giá hàng tồn kho lớn có giá trị cao.

3.3.2. Phương pháp giá đơn vị bình quân

Đây là phương pháp mà giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của vật tư, hàng hóa

Bình quân cả kì dự trữ

Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ =  ( Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ) /( Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)

Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá vật tư, hàng hóa cả kỳ dự trữ. Các lần xuất vật tư, hàng hóa khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập. Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tính này đơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại vật tư, hàng hóa, thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. Cách này đơn giản hơn, dễ làm nhưng độ chính xác không cao và công việc tính toán dồn vào cuối kỳ, như vậy sẽ ảnh hưởng tới các khâu khác trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập lại tính giá bình quân.

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập =( Trị giá tồn lần nhập trước + Giá trị lần nhập kế tiếp ) / (Số lượng tồn lần nhập trước + Số lượng lần nhập kế tiếp)

- Theo cách này, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập sẽ chính xác hơn, kịp thời và không phải dồn đến cuối kỳ mới tính toán, như vậy sẽ không ảnh hưởng tới các khâu khác, tuy nhiên khối lượng tính toán lớn.

3.3.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật tư, hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Do vậy giá thực tế của vật tư, hàng hóa mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật tư, hàng hóa xuất trước. Vì vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa nhập vào sau cùng trong kỳ. Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô vật tư, hàng hóa nhập kho.

Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì giá thực tế xuất kho lại đựơc xác định theo đơn giá của lô vật tư, hàng hóa nhập sớm nhất còn lại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời. Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những vật tư, hàng hóa có liên quan đến thời hạn sử dụng.

Điều kiện áp dụng:

- Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc giá có xu hướng giảm (xu hướng giảm phát) để xuất đi lượng vật tư, hàng hóa có giá trị

lớn hơn và hàng tồn kho trong kỳ có giá trị nhỏ nhất.Tuy nhiên, khối lượng tính toán nhiều và sẽ không thích ứng trong trường hợp thị trường giá cả biến động.

3.3.4. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Phương pháp này có cách tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước: Số vật tư, hàng hóa nào nhập vào sau cùng thì xuất trước tiên áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hay sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô vật tư, hàng hóa nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

Điều kiện áp dụng:

- Phương pháp này thường áp dụng trong thị trường có xu hướng lạm phát giá cả tăng để xuất đi lượng hàng có giá trị lớn hơn và hàng tồn kho trong kỳ có giá trị nhỏ nhất.

4. Phân bổ chi phí mua vật tư, hàng hóa

* Chi phí thu mua vật tư, hàng hóa bao gồm:

- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật tư, hàng hóa, bảo quản vật tư, hàng hóa nơi mua đến kho doanh nghiệp

- Chi phí bảo hiểm vật tư, hàng hóa

- Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua

- Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật tư, hàng hóa công tác chi phí nhân viên thu mua, phí ủy thác nhập khẩu…

Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lượng vật tư, hàng hóa trong kỳ và lượng vật tư, hàng hóa đầu kỳ, nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng đã bán ra trong kỳ và lượng hàng hóa còn lại cuối kỳ, nhằm xác định đúng đắn giá trị hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh được giá trị vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được chính xác.

* Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là:

- Trị giá mua của vật tư, hàng hóa

- Số lượng

- Trọng lượng

- Doanh số bán hàng

Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tùy thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ.

Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau (giả sử lấy trị giá mua làm tiêu thức phân bổ):

Chi phí thu mua liên quan đến vật tư, hàng hóa cuối kỳ = Chi phí thu mua liên quan đến vật tư, hàng hóa đầu kỳ + Chi phí thu mua liên quan đến vật tư, hàng hóa nhập kho trong kỳ - Chi phí thu mua liên quan đến vật tư, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.

 

Tham khảo thêm các bài viết tương tự khác:

>>> Kế toán vốn bằng tiền

>>> Đề tài kế toán hàng tồn kho